Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema de planificación de recursos empresariales. Con esta herramienta las empresas podrán tener control total sobre la producción, la distribución, los recursos humanos, las ventas, etc. Se trata de un programa informático que automatiza los procesos empresariales. De dicha automatización se deriva un aumento de la productividad y una importante reducción de costes.
Ahora bien, ¿cuál es la diferencia entre un ERP y un software de gestión? Mientras que los ERP se revelan como una solución completa para todos los departamentos de una empresa, y son perfectos para empresas de más de 10 empleados; los software de gestión, como, por ejemplo, un software de recursos humanos o un software de gestión de proyectos, son soluciones destinadas únicamente a la gestión de un departamento concreto.
Los sistemas ERP, aunque conllevan una inversión importante, llevan consigo un aumento de la productividad de un 40% según datos recabados de empresas que ha implementado esta herramienta. Este considerable aumento de la productividad, unido al ahorro en costes, es sin duda una razón de peso para comenzar a utilizar estos programas informáticos de forma inmediata.
¿Cuáles son las funciones principales de un ERP?
La función principal de un ERP no es otra que la de gestionar la información de los distintos departamentos de una empresa. Desde las finanzas hasta los recursos humanos, la producción, el almacén, la logística, etc., toda la información recabada de estas áreas sirven para tomar decisiones más acertadas y mejorar la competitividad de las empresas.
En general, estos sistemas cuentan con una serie de módulos básicos: Recursos Humanos, Contabilidad/finanzas, Compras, Planificación de producción, Gestión de inventario y Ventas/Marketing. Sin embargo, dependiendo del tipo de empresa, su sector y sus necesidades particulares, las funcionalidades de esta herramienta se personalizan para dar el mejor soporte a la empresa.
Ventajas de los sistemas ERP
Además de la automatización de todos los procesos de la empresa, con su consiguiente ahorro de tiempo y costes, también tiene la ventaja de ofrecer información en tiempo real de varios departamentos en una misma plataforma. Su funcionamiento se basa en la integración de las distintas bases de datos de una empresa en un solo programa, con todas las ventajas que ello conlleva. Veamos, a continuación, punto por punto cada ventaja:
- Disponer de una base de datos centralizada a la que pueden acceder los distintos departamentos de la empresa
- Mejorar y agilizar la integración de la cadena de suministro, producción y ventas.
- Aumentar la seguridad y la disponibilidad de los datos de la empresa.
- Mejorar los procesos operacionales evitando que se formen cuellos de botella
- Mejorar la función de obtención de datos de negocio y analítico.
- Mejorar la coordinación y la comunicación entre distintas unidades de negocio.
No hay que olvidar que el tipo de sistema ERP puede variar en función de la empresa en la que se vaya a implementar y de la industria a la que pertenezca. No obstante, la ventaja principal que ofrece esta herramienta es poder integrar varios sistemas en uno para poder centralizar la información de toda la empresa. Esto agiliza el funcionamiento de todas las áreas de la empresa mejorando su productividad y eficiencia.
Además, los sistemas ERP pueden integrarse con soluciones de Business Intelligence, de manera que se puedan obtener informes sobre el estado de su empresa obtenidos directamente de los datos del ERP. Disponer de esta información actualizada es indispensable a la hora de analizar y mejorar todos los procesos internos. También la organización general y otros aspectos clave de la empresa se ven beneficiados.
¿Qué tipo de empresas necesitan un ERP?
Un sistema ERP puede ser utilizado por cualquier tipo de empresas, desde pequeñas PYMES a grandes multinacionales, todas encontrarán beneficios en su implementación. Además, puesto que los ERP se pueden personalizar, no importa el sector, el tamaño o las características de la empresa para que el funcionamiento de esta herramienta sea exitoso. Sin duda, una de las ventajas más importantes de su utilización sea precisamente su personalización.
Por este motivo, hay proveedores especializados en la implantación de determinados ERP, bien por producto o bien por sector. De esta forma se consiguen mejores resultados para las empresas tras la adquisición del sistema ERP, de tal manera que los múltiples procesos que involucran a diferentes personas y departamentos quedan integrados en una sola plataforma de acceso con información actualizada en tiempo real.
En resumen, los ERP están consiguiendo eliminar la ineficiencia, aumentando la productividad y reduciendo los costes en todas aquellas empresas que los utilizan. La excelencia operacional es el objetivo final de esta herramienta cuyos beneficios son múltiples, como hemos visto detalladamente. Hoy en día, poder aumentar la eficiencia de una empresa es esencial si se quiere permanecer en el mercado y no ser destruido por la competencia, si a eso le añadimos la reducción de costes, estamos ante un sistema indispensable para todo tipo de empresas.